Наша компания ориентируется на современные инновационные технологии, которые на сегодняшний день позволяют создать полноценный электронный архив документов организации. Данная услуга подразумевает сканирование большого количества бумаг и их детальную систематизацию.
Организация электронного архива несет в себе несколько главных функций:
- Возможность оперативного поиска и просмотра документов.
- Удобное разделение всей информации относительно вида бумаг.
- Создание иерархического главного каталога всех архивных документов.
- Надежное хранение документации или копий в электронном виде.
- Неограниченный доступ клиента к своим данным на основе имеющихся прав пользователей.
- Расширенный поиск документации по реквизитам и по главному каталогу.
- Возможность работы с копиями дел.
- Полноценная печать документов.
- Копирование в резервном режиме.
Организация электронного архива обеспечивает более оперативный и постоянный доступ к данным. С помощью этой услуги можно получить из электронного архива документов именно ту бумагу, которая необходима.
Также электронные архивы и базы данных являются залогом максимально упрощенного режима работы с документами, потому что всю информацию можно просто распечатывать, копировать, а также пересылать другим пользователям.
Система электронного архива информации, содержащейся в файлах, значительно сокращают любые затраты на копирование документов.
Электронные архивы и базы данных минимизируют риск утери документов благодаря тому, что пользователь работает с копией, а оригиналы сохраняются на сервере.
Данное решение позволяет организовать архивное хранение любых материалов, в том числе тех, которые не существуют в бумажном виде.
Предоставляя свои онлайн-сервисы, наша компания обеспечивает повышенную безопасность электронного архива. Передача данных осуществляется по защищенному протоколом TLS (SSL) каналу.
Пройдя процедуру сканирования, электронные документы индексируются по различным информационным полям: номер документа, дата создания, название и т.д. для целей их учета. По желанию клиента, для дополнительной защиты информации, может создаваться электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Использование ЭЦП дает гарантии невмешательства в документы извне. Так же для защиты информация шифруется ключами шифрования в 1024 символа, при этом клиенту выдаются ключи шифрования.
Весь архив в зашифрованном виде находится в электронном хранилище на нашем, а также на серверах компании Amazon. Защитить данные от утери помогает регулярное резервное копирование. Форс-мажорные ситуации легко преодолеваются с помощью восстановления из свежей копии.
С точки зрения безопасности электронный архив — это надежное хранилище архивных материалов.