Формирование дел

Формирование дел в архивных работах — это процесс систематизации документов при размещении их в архиве. Формирование дел производится в соответствии с номенклатурой (уже существующей или создаваемой параллельно). Сформированное дело представляет собой совокупность документов организации, выбранных и отсортированных по определённому признаку и физически соединённых между собой (помещённых в твёрдую обложку).

Формирование дел — это один из первых этапов архивных работ, выполняемый до размещения бумаг непосредственно в хранилище.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

При формировании дел важным условием является соблюдение всех норм и правил, установленных законодательством. Поэтому помощь опытных сотрудников нашей компании, которые учтут малейшие нюансы этого процесса, обеспечит оперативный и максимально качественный результат.