Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.
Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РК, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел.
Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.
Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.
Научно-техническая обработка (далее – обработка) начинается после образования некоторого комплекса дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (далее – дел длительного хранения). Возникает этот комплекс либо в результате экспертизы ценности документов – что предпочтительнее, либо предоставляется работниками обрабатываемой организации. В последнем случае велика вероятность того, что к обработке будут представлены не все разновидности документов длительных сроков хранения, так как фактически работники организации должны сами провести экспертизу ценности архивного комплекса, что нежелательно, потому что они нечасто обладают необходимыми для подобного вида деятельности квалификацией и опытом.
На первом этапе обработки путем полистного просмотра дел, анализа и сравнения, находящиеся в них документы разделяются по видам. Далее однотипные документы длительного хранения разбиваются по годам. Затем, в зависимости от разновидностей, документы формируются внутри годов по хронологии, алфавиту либо иному признаку (а иногда по сочетанию нескольких признаков). После этого, при необходимости, разбиваются на тома и части. Дела нумеруются, на них составляются черновики описи, вкладываются информационные листки. Дела готовы к переплету.