Аутсорсинг бухгалтерии - частный случай аутсорсинга бизнес- процессов и один из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Под аутсорсингом подразумевается вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии, за пределы компании, передача их для исполнения аутсорсеру. Бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.

Аутсорсинг бухгалтерии динамично развивается на мировом рынке. В Казахстане этот вид услуг относительно новый. Некоторое время назад самого понятия внешней бухгалтерии у нас практически не существовало. Сейчас же аутсорсинг бухгалтерского учета становится все более востребованным. Именно поэтому стремительно развивается рынок фирм, предоставляющих услуги аутсорсинга.

Согласно Закону Республики Казахстан от 28 февраля 2007 г. №   234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», предприниматель может на договорной основе передать сторонней бухгалтерской организации ведение бухгалтерского учета. При этом закон определяет бухгалтерскую организацию как организацию или компанию, являющуюся членом аккредитованной уполномоченным органом профессиональной организации бухгалтеров, или организацию, входящую в иностранный институт, являющийся действительным членом Международной федерации бухгалтеров. Право передачи ведения бухгалтерского учета сторонней организации не распространяется на компании публичного интереса.

Бухгалтерский аутсорсинг очень удобен для тех, кто только открывает свой бизнес, - здесь выгода связана прежде всего с прямой экономией денежных средств на привлечении и обучении персонала, приобретении оборудования, специализированного программного обеспечения, дополнительных офисньІх площадей и т.д.

Аутсорсинг  бухгалтерского  учета  -  это,  прежде  всего,  комплекс услуг, заменяющий бухгалтерский отдел, планово-экономический, отдел финансирования и развития. Клиент, кроме бухгалтера,  получает сразу еще несколько профильных специалистов юриста, кадровика. Благодаря комплексному подходу, клиент—компания имеет готовый результат управленческих решений без денежных и временных потерь. При передаче бухгалтерского учета в аутсорсинг компания-заказчик передает ответственность за правильность и своевременность расчетов налогов и сборов другому юридическому лицу по договору,  который предусматривает согласованное ведение бухгалтерского учета. Бухгалтерское обслуживание включает следующие виды услуг: ведение бухгалтерского учета организаций, которое содержит в себе полную обработку первичной документации, составление финансовой отчетности; сдачу налоговых деклараций в налоговые управления, opгaньI статистики; ежемесячный расчет заработной платы и связанньІх с ней налогов и сборов на основании представленньІх исходных данных (табель учета рабочего времени, информация о приеме и увольнении, нетрудоспособности, отпусках и т.п.); консультирование в области бухгалтерского  учета. Кстати, данная услуга, консультирование, может быть предоставлена как с выездом и работой специалиста -аутсорсера в офисе заказчика, так и в офисе специализированной бухгалтерской компании.

Немаловажное преимущество бухгалтерского аутсорсинга состоит и в минимизации рисков налоговых, трудовых, юридических. Специалист (аутсорсер) не уйдет в отпуск, декрет, не обеспечив непрерывное ведение бухгалтерского учета, вовремя сданной отчетности, налоговых деклараций в налоговые управления, органы статистики.

Стоимость обслуживания колеблется в пределах от 5-ти тысяч до 60- ти тысяч тенге,в среднем 30 тысяч тенге в месяц, - в зависимости от количества обрабатываемых документов и действующего режима (общеустановленного или упрощенного), в котором работает предприниматель, то есть от видов деятельности организации, от количества совершаемых организацией хозяйственных операций (либо количества первичных учетных документов) от использования организацией автоматизированной системы обработки документов  и т.д. На стоимость услуг в той или иной степени влияет каждый качественный критерий. Например, как  правило,  бухгалтерское  сопровождение включает формирование налоговой отчетности. Оказание услуг бухгалтерского и налогового сопровождение невозможно без квалифицированной юридической поддержки.

В каждой аутсорсинговой компании стоимость бухгалтерских услуг подбирается индивидуально к каждому клиенту, при этом учитываются финансовые возможности заказчика и такой вариант обслуживания, который бы его устроил.

Аудитория, которая пользуется услугами аутсорсинговых компаний, крайне разносторонняя по размерам и формам собственности. Самая позитивно настроенная к аутсорсингу гpyппa — вновь образованные компании и иностранные компании, осуществляющие свою деятельность в Казахстане. Среди отечественных компаний рекламные и охранные, строительные и полиграфические и т.п. Хотя стоит также отметить рост популярности аутсорсинга у производственных предприятий.

Плюс переход на аутсорсинг для компаний, которые не планируют содержать команду штатных бухгалтеров, очевиден: нет необходимости содержать рабочие места, оплачивать налоги по заработной плате, отпускные и больничные и np. Огромнейшим преимуществом является гражданско-правовая ответственность юридических лиц за качество оказания своих услуг.

Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора и обобщения информации о финансовом состоянии компании. Бухгалтерский учет может рассматриваться в широком и узком смысле. Зачастую у неспециалистов бухгалтерский учет ассоциируется только со счетной работой в ее упрощенном варианте. Основные функции бухгалтерского учета:

1. Регистрирующая функция. Отражение фактов хозяйственной жизни происходит путем регистрации в первичньІх учетньІх документах.
2. Информационная. Это одна из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управления компанией. После регистрации в документах хозяйственных операций их необходимо систематизировать таким образом, чтобы заинтересованные пользователи могли получить нужную информацию. Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70 % общего объема экономической информации. Именно системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю обобщающую и аналитическую информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и хозяйственной деятельности компании.

3. Функция обратной связи. Системный бухгалтерский учет обеспечивает работников управления фактическими данными о деятельности предприятия и его подразделений за определенный период времени. Через обратную связь с помощью бухгалтерской информации осуществляется контроль над выполнением плановых показателей, стандартов, норм, смет, экономным использованием всех видов ресурсов.
4. Аналитическая функция. Достоверная и юридически обоснованная информация используется для анализа финансовой и производственно- хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений. Аналитическая функция тесно связана с информационной. Бухгалтерская отчетность построена таким образом, что в ней отражаются данньІе в динамике не менее чем за два отчетных периода. Значит можно всегда отследить изменение отдельных показателей.
5. Контрольная функция. Контроль — это процесс, который позволяет определить достижение компанией своих целей. Различают три вида контроля: предварительный текущий и последующий (заключительный). В компаниях предварительный контроль обычно используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Последующий (заключительный) контроль осуществляется либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени; фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми, определяется результативность.
6. Обеспечение сохранности собственности. Эта функция усиливает контрольную. Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества предприятия, инвентаризация расчетов. Без обеспечения этой функции ведение бизнеса теряет смысл.

Следовательно, существуют задачи, которые необходимо учесть при переходе на аутсорсинг. То есть совместно с компанией-заказчиком разобраться в том, какие функции бухгалтерского учета можно передать аутсорсеру, какие именно услуги необходимы и какая часть учетных работ остается у заказчика.

Что касается компаний, которые только что зарегистрировались (start up), то клиент получает специалиста-бухгалтера, который полностью ведет бухгалтерское дело: от первичной сдачи налоговой отчетности до сдачи банковской отчетности. Одновременно консультант аутсорсинговой компании выступает как координатор и консультант по многим насущным вопросам, касающимся бухгалтерской специфики. Все  сказанное актуально и в ситуации, когда, например, малый бизнес по своим финансовым показателям переходит в средний бизнес. Предпринимателям при передаче в аутсорсинг бухгалтерского учета следует обратить внимание на следующие проблемы:

как   бы   не   ошибиться и  выбрать именно  ту   аутсорсинговую компанию, с которой будет максимально комфортно вести дело? В любом случае при выборе поставщика услуг по ведению учета стоит обратить внимание      на его  клиентов, при  возможности     пообщаться   с  ними, запросить   рекомендательные письма.    Также стоит посетить офис  и ознакомиться  с  состоянием  первичной  документации других клиентов, узнать про систему безопасности офиса и методов хранение документов, собрать как можно больше сведений о самой компании и директоре. Потому что доверие и репутация конкретного человека — это самое важное. Основным моментом при выборе аутсорсинговой компании, помимо всего  прочего,  является  и наличие высококвалифицированных юристов, ведь любое сопровождение  бизнеса, равно как и его ведение,  невозможно без правового  анализа  предпринимательской деятельности.

Для того, чтобы составить договор аутсорсинга, необходимо учитывать  следующее:

1. Контактные лица. Кто какую работу выполняет.
2. Результат, ожидаемый от исполнителя. Для каждой услуги или процесса стоит определить сроки и указать свой результат. Например, налоговая отчетность, переданная заказчику или представленная в регулирующие органы, файл с результатами расчета заработной платы и налогов, перечисление налогов и зарплаты, дополнительньІе финансовые отчеты.
3. Информация, используемая исполнителем в работе. Например, от кого исполнитель получает первичные документы — от контрагентов или от заказчика — и в какие сроки, выполняет ли он подготовку регулярных платежей самостоятельно по графику или на основе запросов заказчика, осуществляет ли подготовку платежей поставщикам на основе счетов или реестра с утвержденным перечнем счетов к оплате и от чьего имени он ведет эту оплату.
4. Порядок продления и расторжения договора. За какой период стороньІ должны уведомить друг друга о расторжении контракта, каков порядок продления договора (чтобы внезапно не возникло необходимости оплачивать дополнительньІе мecяцьI работы аутсорсера либо ваша компания не осталась без исполнителя в отчетный период или накануне выплаты зарплаты).
5. Распределение обязанностей в процессе работы. Кто какие документы подписывает и в какой срок, кто общается с представителями налоговых служб, как происходит сопровождение аудиторских и налоговых проверок (также нужно указать, где и каким образом ведется это сопровождение), у кого хранятся оригиналы документов.

6. Материальная ответственность и страхование. Немногие страховые компании страхуют профессиональную ответственность исполнителя в части услуг аутсорсинга бухучета и расчета зарплаты, еще меньше - в части кадрового учета. Поэтому имеет смысл выяснить, что указано в страховом полисе потенциального партнера, какова процедура выплаты страховки, требуется ли для ее получения наличие  судебного решения. Как бы то ни было, в договор с исполнителем нужно включить пункт о его материальной ответственности за те или иные ошибки, действия или бездействие, которые он застраховал.

Часто компании принимают решение доверить тот или иной процесс аутсорсеру, просто чтобы передать собственные проблемы другой фирме; глубокого стратегического анализа плюсов и минусов такого шага  при этом не производится. В результате предприятия сталкиваются с трудностями, которые можно было бы избежать, подойди они к выбору исполнителя более ответственно. Вот некоторые проблемы, которые могут возникнуть при аутсорсинге бухгалтерского учета.

1. Аутсорсинговая компания     принимает    на        работу      бывших сотрудников клиента.Например,заказчик   решил передать на аутсорсинг бухгалтерский                   учет,        поскольку  был      недоволен    качеством       работы бухгалтерии и профессиональным  уровнем ее сотрудников.   Исполнителя он выбрал быстро, не выяснив ни рыночной ситуации, ни репутации привлекаемой  фирмы.     Аутсорсер                   же  решил сэкономить  и,  чтобы не обучать персонал специфике деятельности нового заказчика, просто нанял всех  сотрудников,  уволенных  из компании-клиента.            А когда заказчик, недовольный качеством работы, заключил на следующий год договор с другой фирмой (вновь не утруждая себя анализом рынка), эти сотрудники плавно перекочевали туда. Другой пример, руководитель несколько раз замечал,                  что      инвентаризацию         товарно-материальных          ценностей бухгалтерия проводила только на бумаге (фактические и учетные данные всегда      совпадали,                хотя служба безопасности      периодически   выявляла хищения).       Тогда              он  решил    доверить   этот  процесс сторонней фирме. Первые   несколько         месяцев             инвентаризация   выполнялась    честно обнаруживались недостачи и излишки. Однако спустя полгода результаты вновь стали показывать      полное         отсутствие               каких-либо расхождений. Выяснилось,      что            фирма   для      инвентаризации            наняла     сотрудников производственного подразделения клиента (как бывших, так и ньIнeшниx), которые  стремились    скрыть  недостачи       и  излишки,  по их же вине и возникшие. Налицо был сговор, и организовать его оказалось довольно легко.

Чтобы избежать таких проблем, необходимо четко зафиксировать в договоре   условие   о  том,  кого  аутсорсинговая   компания   имеет  право привлекать для оказания услуг, а кого нет и предусмотреть санкции за нарушение условий контракта и при обнаружении нарушений эти санкции применять. Также проводить глубокий   анализ  репутации  компании аутсорсера.

2. Качество оказываемых услуг не соответствует ожидаемому уровню. Аутсорсинговые компании часто обеспечивают низкую стоимость услуг за счет привлечения на работу студентов. Однако если их работу не контролируют старшие сотрудники, то они в силу своей неопытности могут допустить много ошибок. При этом если у исполнителя недостаток высококвалифицированных специалистов, то между клиентами не исключена конкуренция за них. При этом, необходимо поручить кому- либо из своих сотрудников мониторинг работы аутсорсинговой фирмы и контроль качества оказываемых услуг, четко установив критерии оценки. Можно также потребовать у аутсорсера, чтобы ведение бухгалтерского учета вашей компании он поручил высококвалифицированным специалистам. Однако нужно иметь в виду, что услуги таких сотрудников будут стоить дороже.
3. Исполнитель оказывает услуги и вам, и вашему  конкуренту

Чтобы не было утечки конфиденциальной информации нужно необходимо выбрать фирму, с которой конкуренты фирмы не работают. Так, например, есть смысл поступать операторам сотовой связи: для них утечка информации может обернуться очень неприятными последствиями. Некоторые аутсорсинговые компании предлагают эксклюзивное обслуживание, гарантируя, что ни с кем, кроме вас, из вашей отрасли сотрудничать не станут. Однако за такое обслуживание придется заплатить дополнительно.

Исходя из вышесказанного, следует отметить, что желание компаний сократить свои издержки привело их к осознанию того, что сегодня дешевле нанять стороннюю организацию для  ведения бухгалтерского учета и решения сопутствующих вопросов. Перспективы развития рынка аутсорсинговых услуг в Казахстане есть. И cпpoc на эти услуги постоянно растет. Специализированные компании перенимают нововведения и опыт наших западньІх коллег, сферы деятельности постоянно расширяются.

 

Сайт "Аутсорсинг бухгалтерских услуг"