Депозитарное хранение документов
Каждая организация, рано или поздно, сталкивается с проблемой обработки документов и дальнейшим их хранением. С каждым годом документооборот предприятия растет, накапливается большое количество документов. Такая ситуация опасна не только сокращением свободного офисного пространства, но и рисками потерять важную информацию, ее утечки, утраты контроля над сохранностью и затруднением оперативного доступа к конкретным данным по причине длительного поиска.
Все эти проблемы мы решаемы с помощью архивной обработки документов и их внеофисного (депозитарного) хранения. В результате осуществляется хранение документов в архиве, оказывая тем самым неоценимую помощь организациям. Возможно не только освободить дополнительное пространство в офисе, но и получить целый ряд иных преимуществ:
- исключение возможности утечки информации;
- гарантии безопасности хранения документов в специально отведенном месте под круглосуточной охраной;
- гарантии сохранности бумаг и защиты от порчи благодаря поддержанию необходимых температурных условий в хранилище;
- экономию бюджета благодаря рациональному использованию рабочей площади;
- легкий доступ к документации;
- своевременное уничтожение документов, срок хранения которых уже истек;
- пересмотр и предоставление необходимых данных по запросу клиента;
- использование штрих-кодов для идентификации информации при полном обеспечении ее конфиденциальности.
Условия хранения документов в архиве регламентированы действующим законодательством.
Специалисты архива подготавливают документы для хранения, а также занимаются систематизацией, составлением описей и упаковкой документов. После всего этого бумаги размещаются в специальных коробах для хранения, которым присваивается свой уникальный код, который дублируется штрих-кодом на поверхности короба
На основании заявки, клиенты архива могут получать свои документы в любое удобное время.